كيف وفرت TechFlow أكثر من 120 ساعة شهرياً

TechFlow هي شركة SaaS متوسطة الحجم تضم 85 موظفاً وتخدم أكثر من 400 عميل B2B في الشرق الأوسط وشمال أفريقيا. كان فريق العمليات المكون من ثلاثة أشخاص يغرق في العمل اليدوي: إنشاء الفواتير ومتابعة المدفوعات وإثراء بيانات العملاء المحتملين وتوظيف الموظفين الجدد. كان لا بد من تغيير شيء ما.

المشكلة

كنا نقضي 30 ساعة أسبوعياً في الفوترة فقط، يقول خالد الراشد، مدير العمليات في TechFlow. إنشاء الفواتير والتأكد من امتثالها لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك وإرسال التذكيرات ومطابقة المدفوعات — كانت وظيفة بدوام كامل لشخص واحد، ومع ذلك كانت الأخطاء تتسرب.

الحل

نشرت TechFlow وكيل الفواتير ووكيل العملاء المحتملين من urtwin في طرح تدريجي. تم ربط وكيل الفواتير بأداة إدارة المشاريع وتغذيات البنوك وواجهة واتساب للأعمال. خلال الأسبوع الأول، أنشأ وأرسل 47 فاتورة بشكل مستقل، كل واحدة متوافقة مع المرحلة الثانية من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك مع تصريح XML مناسب.

حوّل وكيل العملاء المحتملين خط المبيعات. سابقاً، كان مندوب المبيعات يقضي 2-3 ساعات يومياً في البحث يدوياً عن العملاء المحتملين على LinkedIn وإيجاد عناوين البريد الإلكتروني وتحديث نظام إدارة العملاء. أتمت وكيل العملاء المحتملين التدفق بالكامل: بإعطاء نطاق شركة مستهدفة، يجمع ملفات صانعي القرار ويثريها بعناوين بريد إلكتروني وأرقام هاتف مؤكدة ويقيّمها بناءً على معايير الملاءمة ويزامن كل شيء مع HubSpot.

النتائج

الأرقام تتحدث عن نفسها. انخفض وقت معالجة الفواتير من 45 دقيقة لكل فاتورة إلى أقل من دقيقتين. تحسّن تحصيل المدفوعات بنسبة 28% بفضل المتابعات الآلية. يعالج فريق المبيعات الآن أكثر من 500 عميل محتمل أسبوعياً مقارنة بـ 80 سابقاً. إجمالي الوقت الموفر: 120 ساعة شهرياً عبر فريق العمليات.

أكبر مفاجأة كانت الدقة، يلاحظ خالد. توقعنا بعض التنازل بين السرعة والجودة، لكن الوكلاء في الواقع قللوا معدل الأخطاء لدينا. لم يرتكب وكيل الفواتير خطأ امتثال واحد في أربعة أشهر. هذا أفضل مما حققته عمليتنا اليدوية على الإطلاق.