كيف أدارت المراعي 10,000 فاتورة شهرياً مع urtwin
المراعي للتوزيع (دراسة حالة افتراضية) هي واحدة من أكبر موزعي السلع الاستهلاكية في المنطقة الشرقية من المملكة العربية السعودية، حيث تزود أكثر من 3,000 نقطة بيع عبر الدمام والخبر والظهران. مع أكثر من 10,000 فاتورة تُولّد شهرياً عبر فئات منتجات متعددة ومستويات تسعير مختلفة، كان فريق المالية المكون من ثمانية أشخاص يكافح لمواكبة العمل — خاصة بعد أن جعلت المرحلة الثانية من هيئة الزكاة والضريبة التصريح الفوري للفواتير إلزامياً.
التحدي
قبل urtwin، كانت عملية الفوترة في المراعي خليطاً من جداول البيانات ونظام ERP قديم وإدخال بيانات يدوي. كل فاتورة تتطلب من عضو فريق المالية سحب تأكيد التسليم من نظام اللوجستيات ومراجعة الأسعار مقابل أسعار العميل التعاقدية وحساب ضريبة القيمة المضافة وتوليد الفاتورة في ERP وتصديرها كـ XML وتقديمها للهيئة للتصريح ثم إرسال الفاتورة المصرّحة للعميل. متوسط الوقت لكل فاتورة كان 18 دقيقة والفريق يعالج نحو 500 فاتورة يومياً في أوقات الذروة.
المرحلة الثانية أضافت طبقة جديدة من التعقيد. التصريح الفوري يعني أن أي خطأ — رمز فئة ضريبية خاطئ أو رقم تعريف ضريبي غير مطابق أو تقريب غير صحيح — ينتج عنه رفض فوري. معدل الرفض في الشهر الأول كان 12%، مما تطلب تصحيحاً يدوياً وإعادة تقديم استهلكت المزيد من الوقت.
الحل
نشرت المراعي وكيل الفواتير من urtwin مع اتصالات بنظام ERP الخاص بهم (SAP Business One) ونظام إدارة اللوجستيات وواجهة واتساب للأعمال. استغرق التنفيذ ثلاثة أسابيع شاملة ترحيل البيانات وتكوين القواعد وفترة تشغيل متواز حيث عملت العمليتان اليدوية والآلية معاً للتحقق من الدقة.
- توليد تلقائي للفواتير عند تأكيد التسليم في نظام اللوجستيات
- قواعد تسعير خاصة بالعميل مسحوبة من SAP تشمل خصومات الحجم والأسعار الترويجية
- حساب ضريبة القيمة المضافة مع رموز فئات ضريبية صحيحة للأصناف بنسبة قياسية وصفرية ومعفاة
- تصريح فوري للمرحلة الثانية عبر واجهة فاتورة مع إعادة محاولة تلقائية للأعطال العابرة
- إرسال الفاتورة عبر واتساب لجهات اتصال المشتري مع PDF ورمز QR مرفقين
- تسلسلات تحصيل آلية للفواتير المتأخرة بـ 7 و14 و30 يوماً
النتائج
خلال الشهر الأول من النشر الكامل، انخفض وقت معالجة الفواتير من 18 دقيقة إلى أقل من دقيقتين لكل فاتورة. معدل رفض الهيئة انخفض من 12% إلى 0.3% — والرفض المتبقي كان بسبب مشاكل بيانات من جانب المشتري (أرقام تعريف ضريبي غير صحيحة) وليس أخطاء الوكيل. تم تقليص فريق المالية المخصص للفوترة من ثمانية موظفين إلى شخصين في دور إشرافي، مع إعادة توزيع الستة الآخرين على التحليل المالي والتخطيط الاستراتيجي.
تحسّن تحصيل المدفوعات بشكل كبير. تسلسلات التحصيل الآلية عبر واتساب مع إرسال الفواتير بشكل أسرع قللت أيام المبيعات المعلقة من 47 يوماً إلى 31 يوماً. لشركة بحجم فواتير المراعي، هذا التحسن بـ 16 يوماً يمثل ملايين الريالات في تحسين التدفق النقدي. أشار المدير المالي إلى أن اتساق الوكيل — إرسال التذكيرات في الفترات المحددة بالضبط وعدم نسيان أي متابعة — كان شيئاً لا يمكن لأي فريق بشري مضاهاته على هذا النطاق.
كنا نخشى نهاية كل شهر، يقول المدير المالي. الآن الفوترة تدير نفسها. الوكيل يعالج فواتير في ساعة أكثر مما كان فريقنا يعالج في يوم كامل، بدقة أعلى وامتثال كامل. عائد الاستثمار كان واضحاً خلال الأسبوعين الأولين.
شارك هذا المقال